Informacijos skleidimo organizacijose tobulinimas

 Dedu savo kalbą iš komunikacijos pagrindų atsiskaitymo. Reikėjo, prieš auditoriją, pasakyti kalbą. Ateityje, manau, labiau plėtosiu šitą temą.

Tinklas, taip aš įsivaizduoju organizaciją.

Kadangi nebuvo nurodyta kokias, konkrečiai, organizacijas reikėtų aptarti, pasirinkau politinę partiją kaip organizacinį subjektą.

 Lietuvoje galima pastebėti žemą pasitikėjimą bei savęs sutapatinimą su kokia nors politine organizacija (partija). Viena iš svarbiausių priežasčių - prasta išorės ir vidinė komunikacija. Išorinę komunikaciją partijos stipriai gerina, suaktyvina rinkiminės kampanijos metu, bet vidinė dažnai lieka primirštama ir fragmentuota. Visas dėmesys kliūna partijos aktyvistams, kandidatams, o taip pat, ir darbo krūvis. Tai tėra gal koks 10 % visų narių. Jei toks darbo efektyvumas būtų kokioje pelno siekiančioje verslo įmonėje, garantuotai ji po kurio laiko tiesiog bankrutuotų. Taigi, atsiranda iškreiptas vaizdas bei uždaras ratas. Politikais tampa tie, kurių nepalaiko dauguma rinkėjų, net ir tos pačios partijos narių, tad nieko nuostabaus, jog po to kyla nusivylimas, nes tas politikas tinkamai neatstovauja tų žmonių interesų bei vertybių.

  
 Kaip gerinti komunikaciją tarp partinių struktūrų dalių, t.y skyrių? Dauguma skyrių daro susirinkimus kas kelis mėnesius, aktyvesni - kas mėnesį. Sekretorius ar pirmininkas apskambina žmones bei informuoja kada ir kur susirinkti. Susirinkime, daugiau ar mažiau, vyksta diskusija, priimami kažkokie sprendimai ir... vėl išsiskirsto iki kito susitikimo. Taigi, plėtojamas informacinis bendros veiklos vakuumas iki kito susibūrimo (išskyrus aktyvą, bet partijų tikslas yra įtraukti ir mases). Kaip tai keisti? Yra įvairių metodų suaktyvinti informacijos skleidimą. Priklauso nuo to, kiek organizacija gali tam skirti lėšų, kiek jos nariai naudojasi informacinėmis technologijomis ir kiek aktyvus bei motyvuotas partinis elitas/aktyvas.

 Pirmiausia ir elementariausia informacijos sklaidos priemonė būtų tiesioginis susirinkimas. Bet žinant, jog dauguma žmonių yra užimti, turi savus gyvenimus, ši galimybė tampa ribota ir aktyvesni susibėgimai (dažnesni nei kas dvi savaitės ar mėnesį) tinka tik tam pačiam aktyvui, kuris ir taip viską žino bei yra veiklus. Antra priemonė yra telefono ryšys, tai yra naudinga norint informuoti ar sukviesti/paagituoti žmones, bet netinkama diskusijoms. Tai atima daug laiko, o, be to, pokalbis vyksta tik tarp dviejų subjektų, todėl aktyvistas gaiš daug laiko kol tą patį pakartos didesnei masei žmonių. Tai neefektyvu bei brangoka. Tas pats galiotų ir paštu siunčiamai korespondencijai: brangu bei nėra didesnio mąsto diskusijos.

  
 Su trečia priemone jau įžengiame į IT sritį. Elektroniniu paštu, gan dažnai, jau naudojasi ir vyresnio amžiaus žmonės, ypač tie, kurie aktyvesni visuomeniniame gyvenime. E – paštu yra gan patogu sudaryti žmonių grupes ir masiškai siuntinėti žinutes. Kurti Google grupes, kuriose vykstančios diskusijos matomos tos grupės narių elektroniniame pašte. Tai patogu bei įmanoma užmegzti didesnio mąsto diskusiją. Savaime suprantama, yra ir tos komunikacijos minusų. Kai kada neįmanoma išsiuntinėti masinių žinučių, nes sistema identifikuoja tai kaip spamą (Yahoo pavyzdys), todėl tenka vargti ir siuntinėti laiškus rankiniu būdu. O taip pat, kai kurie laiškai atsiduria spamo kategorijoje, kurią žmonės ne visada patikrina, tad skubi korespondencija ne visada pasiekia savo tikslą. Daug žmonių nesugeba suprasti google grupių principo ir net prisijungti prie jos. Tai parodo, jog IT raštingumas, kai kuriuose segmentuose, dar yra žemoko lygio. O taip pat, pasyvesni žmonės ne visada tikrinasi savo elektroninį paštą, o aktyvesnė publika turi kitą problemą – paštas pergrūstas informacija, tad siunčiama žinutė gali būti ir nepastebėta. Bet minusai persveria privalumus. Elektroninio pašto paslaugos yra nemokamos ir beveik visiems prieinamos, tad tai svarbus vidinės komunikacijos pagalbininkas.

  Kita, dar gan nauja, bet sparčiai populiarėjantį informacijos sklaidos priemonė yra skype ryšys. Lietuvoje „Skype“ balso ir vaizdo skambučių, žinučių, konferencijų, duomenų dalijimosi paslaugomis kasdien naudojasi daugiau nei 500.000 vartotojų ir daugiau nei 1 mln. vartotojų kas mėnesį, tad tai gan populiari ir verta dėmesio informacijos skleidimo priemonė. Jos pagalba patogu diskutuoti tiek dviems, tiek ir didesnei žmonių grupei, kurti konferencijas. O taip pat, galima persiųsti dokumentus. Savaime suprantama, yra ir daug minusų. Neturi išliekančios vertės, žinutės nukeliauja ir retas, kuris kapstysis po ilgus pokalbius, kad rastų svarbią informaciją. Norint perduoti žinutę ar persiųsti dokumentą abu asmenys turi būti prisijungę (online), kitaip kitas subjektas negaus reikiamos informacijos. Didesnėms grupėms gresia virtimas perkrautais pokalbių kambariais su tūkstančiais pranešimų, tad kiti pradės ignoruoti tas konferencijas. Tai puikus pagalbininkas staigiam kontaktui, bet yra gan netobulas ilgesnei bei brandesnei komunikacijai.

  
 Socialiniai tinklai, nors ilgą laiką buvo laikomi vaikų pasižaidimu bei vertinami prieštaringai, panašu, jog ir didžiausi skeptikai jau keičia savo nuomonę. Paminėsiu Facebook, kuris yra populiariausias Lietuvoje. Juo naudojasi daugiau kaip 970 000 žmonių, kurie yra vyresni nei 18 metų. Ir skaičius nuolat auga. Tai populiari terpė ne tik informuoti savo organizacijos narius, bet juos paversti agitatoriais bei informacijos skleidėjais ir, tuo pačiu, taip juos įjungti į bendrą veiklą. Facebook socialiniame tinkle reikia naudoti dvi komunikacines priemones ( jų yra ir daugiau), Tai puslapis ir grupė. Puslapio paskirtis yra būti oficialiu organizacijos veidu ir jos rūporu, pranešti naujienas, komunikuoti su pašaliniais žmonėmis, užmegzti kontaktą su interesantais. Grupės paskirtis yra vidinė komunikacija, pageidautina, jog grupė būtų slapta ir uždara. Kodėl grupė? Nes jos pagalba patogu informuoti žmones, kiekvienas naujas pranešimas (ne komentaras) ateina notification (pranešimo) pavidalu visiems grupės nariams. Patogu įdėti dokumentą, video, galima visus grupės narius įjungti į chatą (pokalbių grupę). Parašius grupės nario vardą (paminėjus) jis gauna pranešimą  notification pavidalu ir į savo elektroninį paštą. Be abejo, yra ir minusų. Dar nemažai, ypač vyresnių žmonių, nelabai naudojasi socialiniais tinklais (kaip ir internetu apskritai), kitiems gali būti perkrautos informacijos variantas.

  
 Tai praktiškai visi variantai kuriais galima gerinti informacijos sklaidą iš techninės pusės. Žinoma, dar galima prirašyti ir internetinius puslapius bei vidinius arba išorinius forumus, bet jų naudojimas tampa daugiau pagalbinis socialinių tinklų veiklos fone. Savaime suprantama, organizacijai internetinis puslapis reikalingas kaip prezentacinė priemonė, bet vidinės komunikacijos atžvilgiu tai nėra labai svarbu.

 Nėra ideliausio informacijos sklaidos varianto. Kiekvienas už tai atsakingas asmuo turi atsižvelgti į tai, su kokia publika jis turi dirbti ir taikytis prie jos. Idealiausiu atveju reikia naudoti mišrią sistemą. Galima ir eksperimentuoti bei rasti savą, alternatyvią informacijos sklaidos priemonę. Pavyzdžiui, jei tavo organizacijoje yra labai daug garbaus amžiaus žmonių, kurie nesinaudoja informacinėmis technologijos tai galima juos suskirstyti autonominiu (pagal gyvenamą vietą) pagrindu. Paskirti aktyvesnį žmogų, kuris būtų atsakingas už tam tikro rajono informacijos sklaidą. Jis juos aplankytų (tam tikru laiku) jų namuose, suteiktų informaciją ir parodytų, jog jie nėra atstumti ar užmiršti. Tai papildomai cementuotų organizaciją, sutelktų ją siekiant bendrų tikslų.

 Prisipažinsiu, rašiau iš savo asmeninės patirties:)